Работодателям разрешили не хранить копии трудовых книжек уволенных сотрудников

05.06.2016


Работодатели имеют право не хранить копии трудовых книжек сотрудников после их увольнения. Такое решение недавно вынес Арбитражный суд Северо-Западного округа, рассматривающий спорную ситуацию между организацией и Фондом социального страхования. В данном случае ФСС не учел расходы, понесенные работодателем на выплату пособия по беременности и родам сотруднице. Причиной в фонде назвали отсутствие копии трудовой книжки женщины, необходимой для проверки правильности страхового стажа.

В свою очередь, работодатель объяснил отсутствие документа тем, что во время проверки женщина уже была уволена из компании. При этом в момент подачи документов в ФСС ее стаж был учтен в соответствии с оригиналом трудовой книжки. Однако фонд не счел эти аргументы достаточными, сославшись на правила подтверждения социального стажа, содержащиеся в приказе Минздрава № 91 от 6 февраля 2007 года. В соответствии с ними, для учета необходима трудовая книжка. При этом документ для подтверждения должен предоставляться по месту назначения социального пособия.

В результате разбирательства по спорной ситуации Арбитражный суд встал на сторону работодателя, признав требования ФСС незаконными. Аргументируя свою позицию, судебная инстанция указала на Постановление Правительства № 225 от 16 апреля 2003 года. В этом документе утверждаются правила, которыми должны руководствоваться организации при работе с трудовыми книжками сотрудников. Ситуации, связанные с увольнением работников, описаны в пункте № 43. В нем говорится о том, что если сотрудник не получил трудовую книжку при прекращении отношений с работодателем, она должна храниться до востребования. Правила обращения с такими документами должны определяться действующими общими законами об архивном деле. Таким образом, эта норма не возлагает на работодателя обязанности хранить копии трудовых книжек уволенного персонала.

Рассмотрев суть спора, арбитраж признал неправомерными действия ФСС. В сложившейся ситуации, по мнению суда, достаточным основанием для учета расходов на выплату пособия являются листки нетрудоспособности сотрудницы, а также документы, подтверждающие расходы на эти выплаты. Для проверки информации о социальном стаже женщины фонд должен руководствоваться сведениями, указанными в больничном листе, так как они были внесены в него в соответствии с оригиналом трудовой книжки работницы.