Специалисты Минфина РФ разъяснили порядок налогообложения компенсаций, которые работодатель выплачивает командированным сотрудникам для оплаты такси или услуг по аренде машин для прибытия к месту назначения или отправления рейсового транспорта. Пояснения содержатся в недавно опубликованном письме №03-04-06/37671. По мнению специалистов финансового ведомства, в таких случаях у командирующей организации нет обязанности удерживать НДФЛ с выплат.
Объясняя свою позицию, в Минфине ссылаются на положения Трудового и Налогового кодексов. В соответствии со статьей 168 ТК РФ, работодатель должен оплачивать проезд командированного специалиста по нормам, утвержденным в коллективном договоре или в локальном нормативном акте. Пункт 3 статьи 217 НК РФ говорит о том, что НДФЛ не облагаются все выплаты компенсационного характера. К ним относится и возмещение расходов, понесенных сотрудником во время деловой поездки. В соответствии с НК РФ, организация не должна включать в облагаемый налогом доход расходы по оплате проезда и провоза багажа до места командировки и обратно. Траты на транспорт до места отправления поезда, самолета или автобуса также не подвергаются налогообложению.
Комментируя статью 217 НК РФ, специалисты Минфина отмечают, что в данной норме нет никаких ограничений по типам транспорта, на котором командированный сотрудник может добираться до вокзала или аэропорта. Таким образом, аренда машины или услуги такси также являются обычными денежными компенсациями, соответственно, на них распространяются все нормы законодательства, установленные для таких выплат. Это значит, что их следует признать тратами, связанными с исполнением трудовых обязанностей, и не облагать НДФЛ. Кроме того, эти денежные средства могут быть учтены юридическим лицом в качестве расходов при расчете налогов на прибыль.
В письме Минфина также подчеркивается, что для освобождения компенсационных выплат от
налогообложения и для включения их в расходы работодателя нужно документально подтвердить понесенные командированным сотрудником затраты. Так, в случае оплаты услуг такси можно предоставить чек ККТ или БСО с полным набором необходимых реквизитов и подписью. Другие документы (например, электронная квитанция от перевозчика, отправленная по e-mail) не являются достаточными, отмечают в финансовом ведомстве.