С вступлением в силу нового ГОСТ Р 7.0.97-2016, поменялись требования к ведению первичных документов и трудовых книжек. Если работодатель производит оформление на себя, необходимо ставить пометку «ВЕРНО», а рядом с отметкой выставляется подпись лица, ответственного за заверение формуляра, дата и расшифровка подписи.
Для копий, оформляемых в иных организациях, сохраняется требование отметки о месте хранения оригинала.
Существенные перемены в правилах
Общее количество изменений невелико, важным является только одно – указание места хранения оригинала. Указанные изменения носят ознакомительный характер, обязательность применения пока никто не вменяет. Специалисты рекомендуют придерживаться новых правил заверения копий, когда это необходимо:
1. В случае обращения сотрудника компании. В этом случае пишется заявление на имя руководителя с просьбой о выдаче завизированного дубликата.
2. При обращении работника без объяснения причины. Иногда копия необходима для получения субсидий, кредитов, прочего.
3. Дубликаты предоставляются в службы социальной защиты, в целях подтверждения места работы, стажа гражданина при оформлении льготных выплат, пособий, других начислений.
4. Заверенный не оригинальный формуляр необходим при предоставлении документов в ФСС на возмещение части затрат выплаченных на пособия.
Основное требование: заверение должным образом и выдача трудовой производится не позднее чем в 3 рабочих дня с даты обращения работника.
Сотруднику, заказывающему дубликат, важно проверить должностные полномочия лица, заверяющего документ. Затем сверить книжку с записями
кадровых документов, убедиться в правильности оформления. При отсутствии записей, стаж может быть не учтен, что отражается на начислении пенсионных, льготных выплат, субсидий.
Крайне важно с точностью до буквы проверить написание организаций, наименования должности работника, даты отработки – впоследствии изменения в сведениях не допускаются. После даты заверения руководитель или сотрудник кадрового отдела дописывает подтверждение о том, что сотрудник продолжает работать в компании по настоящее время. Если работник планирует увольнение, запись не производится. Также не нужна пометка о месте хранения трудовой в случае, когда руководитель компании запросит дубликат для нужд внутрифирменного документооборота.