Сотрудникам, работа которых носит разъездной характер, наниматель возмещает понесенные в служебных поездках расходы (билеты, оплату номеров в гостиницах и т.д.). Если эти траты документально подтверждены, работодатель может не выплачивать страховые взносы с этих сумм. Такая позиция содержится в официальном письме Министерства финансов №03-15-06/26525, опубликованном 19 апреля 2018 г.
По действующему законодательству, организации должны платить страховые взносы с выплат и других вознаграждений, которые перечисляются физлицам, в том числе, в рамках трудовых отношений. Соответствующее положение зафиксировано в первом пункте статьи 420 НК РФ. В то же время в Налоговом кодексе прописано, что объектом налогообложения в данном случае не являются предусмотренные законом (в пределах нормативов) выплаты, которые связаны с исполнением служебных обязанностей физическим лицом. Такая норма содержится во втором подпункте первого пункта статьи 422 НК РФ.
В Трудовом кодексе РФ (ст. 168.1) отмечается, что работодатель берет на себя компенсацию расходов, связанных с выполнением рабочих обязанностей «разъездных» сотрудников. К этой категории относится персонал, постоянно работающий в полевых условиях или в пути, на работах экспедиционного или разъездного характера. Компенсировать можно траты на проезд, аренду жилого помещения, а также другие расходы, связанные с нахождением за пределами обычного места проживания (суточные или иные согласованные с работодателем формы платежей).
Сумма компенсаций, а также порядок их выплат должны быть утверждены документально. Обычно эти параметры прописываются в
индивидуальном трудовом соглашении с сотрудником, коллективном договоре или локальном акте. Если в этих документах указывается, что работа персонала носит разъездной характер, это является достаточным основанием для того, чтобы не платить с компенсаций страховые взносы.
В официальном письме специалисты Министерства финансов подчеркивают, что все траты, понесенные во время выполнения служебных обязанностей, должны иметь документальное подтверждение. Если соответствующих документов нет, такие выплаты по закону не могут быть признаны компенсационными. Это будет означать, что нормы первого пункта статьи 422 НК РФ на них не распространяются, поэтому работодателю придется начислять на них страховые взносы в общем порядке.