Министерство финансов России выпустило письмо, касающееся организаций и индивидуальных предпринимателей, которые работают на основе систем электронного документооборота и обмениваются счетами-фактурами в электронном виде.
Счет-фактура выставляется или на бумажном документе, что более привычно, или в электронной форме, что более современно. При этом электронный документ подписывается с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи. Чтобы обмениваться электронными документами, клиенты должны быть подключены к системе обмена электронными документами. Выставление и получение электронных счетов-фактур выполняется на основе приказа Министерства России, где указывается: все участники электронного документооборота должны хранить полученные и составленные электронные документы вместе с сертификатом ключа подписи в течение того срока, который установлен для хранения счетов-фактур.
Важно, чтобы все полученные документы – от счетов-фактур до извещений покупателей об их получении или подтверждений оператора электронного документооборота – хранились в хронологическом порядке соответственно тому, как они были выставлены или получены за соответствующий налоговый период. Все эти правила установлены Правилами ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, которые утверждены постановлением правительства России.
После анализа приведенных выше норм Минфин пришел к выводу, что электронные счета-фактуры хранятся только в электронном виде, но не распечатываются на бумаге. Но, согласно установленному правилу, подобные документы, которые нужны для начисления и уплаты налогов, должны храниться в бумажной версии 4 года.
Электронные счета-фактуры – это современное решение, позволяющее большинству компаний осуществлять документооборот гораздо быстрее и проще. К тому же предоставлять документацию в соответствующие органы можно и в электронном виде,
то есть через Интернет. А современные технологии, безопасные и надежные, позволяют сделать это быстро по телекоммуникационным каналам связи. Но в случае требования налоговой инспекции электронные данные могут быть предоставлены и на бумаге в виде заверенных копий.